Sector · Distribución y mayoristas
Del pedido escrito como sea al pedido comprobado en el almacén
Pedidos que llegan por correo, PDF o mensajería; referencias parecidas, equivalencias y precios por cliente; albaranes y facturas que no cuadran solos.
Qué suele ocurrir
Lo que se repite en cada pedido
- Pedidos por correo, PDF, Excel del cliente, WhatsApp o llamada.
- Referencias escritas a mano, incompletas o parecidas entre sí.
- Equivalencias y sustituciones que solo conocen algunas personas.
- Precios y condiciones distintos por cliente que no están en el pedido.
- Unidades y formatos mezclados: cajas, palés, metros, unidades sueltas.
- Errores de transcripción que acaban en devolución.
- Albaranes y facturas que hay que conciliar a mano.
Dónde se pierde el tiempo
Qué pasa entre el correo y el programa de gestión
- 01
Llega el pedido
Cada cliente lo escribe como quiere, muchas veces sin referencia exacta.
- 02
Se interpreta a mano
Administración lee, deduce y busca en catálogo.
- 03
Se comprueban condiciones
Precio del cliente, descuentos, disponibilidad y sustitutos.
- 04
Se pregunta lo dudoso
El pedido espera mientras se resuelven excepciones.
- 05
Se registra
Todo se vuelve a escribir en el programa de gestión.
Ejemplo ilustrativo: «24 cajas XT-480, la bomba de la última vez y los filtros de la nave de Cornellà» puede quedar con dos excepciones a confirmar, no con todo el pedido por hacer.
A quién afecta
Quién carga con los pedidos
Administración de ventas
Interpreta, comprueba y reintroduce cada pedido.
Almacén y compras
Dependen de líneas claras para preparar y reponer.
Comerciales
Resuelven consultas de referencias en vez de vender.
Ejemplos concretos
Cómo podría prepararse un pedido
- 01
Entra el pedido
Correo, PDF o mensaje, sin cambiar cómo lo envía el cliente.
- 02
Líneas identificadas
Cliente, referencias, cantidades y condiciones disponibles.
- 03
Comprobación con catálogo
Coincidencias exactas, equivalencias y productos descatalogados.
- 04
Dudas separadas
Solo lo ambiguo pasa a revisión: nada se inventa.
- 05
Revisión humana
Administración decide la referencia correcta de cada duda.
- 06
Pedido listo
Preparado para registrarse en el programa de gestión.
Ejemplo ilustrativo de cómo podría funcionar, no el resultado de un cliente.
Reparto del trabajo
Qué comprueba el sistema y qué decide almacén
El sistema
- Extrae cliente, referencias, cantidades y unidades de entradas irregulares.
- Comprueba contra el catálogo y la fuente de precios autorizada.
- Busca equivalencias, sustitutos y productos descatalogados.
- Detecta duplicados y datos que faltan antes de registrar.
- Deja la duda preparada para que la persona decida rápido.
Tu equipo
- Confirma referencias ambiguas y sustituciones.
- Aplica precios especiales, descuentos y condiciones pactadas.
- Decide compatibilidad técnica cuando hay que interpretarla.
- Autoriza excepciones y compromisos con el cliente.
Dudas habituales
Dudas de quien prepara pedidos
«Un error en una referencia nos cuesta dinero»
La interpretación no es la fuente de verdad: todo se contrasta con el catálogo autorizado y lo dudoso queda para revisión.
«Cada cliente tiene precios distintos»
Los precios se obtienen del sistema autorizado, nunca de la interpretación de un texto.
«Tenemos miles de referencias»
Por eso trabajamos con catálogo, equivalencias y comprobaciones; la IA solo propone candidatos, no decide.
«Nuestro programa de gestión es complicado»
Comprobamos las vías de conexión —interfaz, ficheros, exportaciones— antes de comprometer una integración.
Cómo empezaríamos
Cómo empezaríamos con tus pedidos
1 · Nos cuentas el proceso
Cuéntanos cómo recibís pedidos y cuánto tiempo dedica administración a interpretarlos y comprobarlos.
2 · Evaluamos la viabilidad
Valoramos frecuencia, volumen, herramientas y excepciones. Si no lo vemos claro, te lo diremos.
3 · Primera fase con alcance
Si es viable, definimos una primera fase acotada, con criterios de éxito y sin desarrollo ilimitado.
Ver el caso de uso completo: pedidos preparados para revisar
Circuito de distribución
Cuando el pedido entra por cualquier canal
Recepción del pedido
Extracción de líneas y cantidades de pedidos que llegan en correos, hojas de cálculo o PDFs con nombres inexactos.
Mapeo de referencias y tarifas
Cruce con tu catálogo oficial y aplicación de condiciones comerciales o descuentos acordados por cliente.
Comprobación de stock
Validación de existencias disponibles y aislamiento directo de roturas o dudas para consulta con comercial.
Orden de preparación
Volcado automático en el ERP y emisión de lista de preparación ordenada para el equipo de almacén.
Siguiente paso
¿Cuánto tiempo dedica administración a reinterpretar pedidos?
Cuéntanos cómo funciona hoy y lo revisamos juntos en una valoración inicial sin coste de 15–30 minutos. Cada pedido mal interpretado cuesta un envío y una devolución: comprobar antes da capacidad.